用友U8 带企业玩转社会化财务下的电子发票
叶东云
摘 要：在新常态“互联网+”经济发展模式下，电子发票的产生、推行对企业的内部管理、税收征管和社会发展都影响深远。本文试从企业财务管理的角度来分析电子发票的推行对其带来的影响以及如何应对。
关键词：电子发票；企业；财务管理；影响
一、电子发票的产生
新常态经济发展下，“互联网+”的发展已成为国家重点发展战略，国家税务总局在电子商务迅速发展的进程中提出“互联网+税务”行动计划，催生出电子发票。电子发票是指单位和个人在购销商品、提供或者接受劳务服务，以及从事其他生产经营活动中，以电子方式开具、收取、存储并通过网络传递的收付款凭证。它具有同纸质发票一样的法律效力，可以作为会计核算的原始凭证和税务稽查的重要依据。
二、电子发票给企业带来的机遇
1.节省财务成本
传统的纸质发票本身需要购买的成本，打印发票时需要税控机和日后的税控机维护的费用，或是用专用的电脑和专用的打印机来打印，这些购置费用其电子发票就不需要，从而为企业节约了财务成本。据报道，以京东商城为例，采用电子发票后每年至少节省成本1.08亿元。
在宏观角度上看，电子发票实现了“互联网+”时代下的信息资源共享和管理，电子发票减少纸质发票的使用，没有领用开具、仓储管理和运输等成本，企业在节约了大量的成本费用的同时还提高了对发票管理的效率。同时在获取电子发票的方式更快捷，并能很快地适应企业无纸化办公或网络办公，从而节省了财务成本，实现会计档案的电子化，也提高了办事效率。
2.减轻财务人员的工作量
首先，传统纸质的发票在申领发票时需到税务机关申领，在取得发票时要识别其发票的真伪。而使用电子发票后，财务人员可免于频繁地出入税务机关，在互联网就可轻松办理和完成申领发票、开具发票、查验发票，大大地减轻财务人员的工作量。
其次，在抵扣进项税额时，需将企业购进货物（材料、商品、固定资产等）的进项发票到国税去认证，然后进入国税网对发票进行采集（采集进项和销项发票的份数、总的金额及总的税额等内容）后，在进项票的180天内才可以抵扣进项税额，否则无法作为抵扣进项税。而使用电子发票后，财务人员可以“足不出门就可以办税”，即利用网上提供的电子发票、电子证明、电子档案等就可以轻松抵扣税额、申报纳税、缴纳税额、甚至是办理出品退税等业务，将可以大大减轻财务人员的工作量和财务人员的工作效率。
同时，财务人员需要对纸质的发票进行整理、汇总等繁琐的工作后才可以将其作为原始凭证和作为申报纳税的主要依据，而使用电子发票后，财务人员可以通过软件将电子发票的信息利用网络直接提出来，自动生成记账凭证、账簿和报表，极大地减轻了其财务人员的工作量。
三、电子发票给企业带来的挑战
电子发票的使用和推行节省企业内部财务成本、创造利益，减轻财务人员的工作量等等的益处，同时，也给企业带来更多的挑战。
1.财务工作环境、流程的变化
传统的财务工作是凭单据来入账，即根据有关经济业务的单据来填制记账凭证、然后记账、对账和查账，最后出报表。然而随之电子发票的推广、电子会计档案法规的出台，人们可以直接扫码或邮箱接收电子发票的PDF，结合网上报销系统来入账。财务人员不再是“凭单入账”，不再需要进行纸质凭证的人工装订，财务人员传统工作将越来越少、工作环境将越来越离不开互联网。加上财务工作流程要与电子发票的使用相对接，由原来的纸质单据现在变成了电子单据、由磁盘数据变成今天的“云数据”、财务工作变成网络在线方式、在线报告、在线审核、在线信息分布等方式，任何财务信息都可以直接从网络上获得，并能真正地实现网络无纸化办公模式。以上这些变化对企业内部管理带来更多的挑战。
2.安全问题
使用电子发票的安全性是企业财务工作的最重要的因素，主要从两个方面考虑：一是从企业内部的角度考虑。由于电子发票自身的特点其修改是不留痕迹的，容易出现篡改的可能性。因为现在PS功能很强大，PS的操作也很简单，只要稍微有“其它”想法的人，就可以通过修改电子发票的金额等信息。而财务人员去校验发票，发票的编码是有效的、没有问题的，不容发现其不真实的现象。还有，电子发票在报销过程是自行打印的，容易出现多次打印多次报销的可能性影响企业内部信息失真，给财务的监管带来难度。
另一方面从企业信息的角度考虑。电子发票的开具、流转等实施过程都依赖于互联网，有可能会遭受黑客或共享机构网络系统的攻击，会出现无法开具和接收发票，甚至可能将企业有关的商业秘密的泄露出去，从而影响企业正常的经营活动。
四、如何应对电子发票带来的挑战
1.财务人员不断地提高自身综合素养，来适应社会的变化
财务工作环境、流程的变化，对财务人员要处理大量的数据的同时要保证这些数据的真实、准确和安全来说是一大挑战。因为电子发票的信息录入离不开财务人员，这需要财务人员严格按照发票管理的要求开具电子发票，不虚开、不伪造发票、不开假发票等行为。同时在发票录入时要有谨慎信息安全的意识避免进入“钓鱼”网址等非法网站，以免让计算机带有木马等病毒而盗用计算机的数据或使计算机的系统瘫痪，从而在“不知不觉”和“无声无色”的情况下篡改了电子发票。所以财务人员要保证企业财务数据的真实性、合法性和合理性，必须不断地增强自己的职业道德和法律意识、提高自身计算机操作的安全意识。
还有电子发票的催生，财务工作由原来的事后控制变成现时控制（即能在最短的时间内运用多种方法生成财务信息并将其运用或校正相关的经营活动）。财务人员由原来的“核算记账型”向“决策管理型”转变，财务会计部门向决策型和网络虚拟的方式转变。这些变化对企业财务人员的要求更高，不仅仅要求企业财务会计人员要掌握会计学方面的核算知识和计算机操作要熟练外，还要求财务人员能将会计工作与互联网融合在一起，能用财务思维进行成熟的分析、思考，具備财务能力、数据管理和系统维护等多方面能力的人才。这就要求财务人员不断地学习和不断地更新自身的能力结构、不断地转变工作理论和工作模式，以此提高自身的素质和综合能力，来适应新常态下的经济环境。
2.通过各技术手段来保证电子发票正常使用
通过电子发票上的票面上提供的查询真伪的网址和二维码，也可以通过访问该网站查验相关信息或者在税务机关的服务网站查询发票的信息，还可以利用技术手段直接从商家那里导入原始发票，来识别发票是否存在篡改的现象，以此来判断其真伪。除此之外还可以要求报销人员在报销业务时除了需要提供发票外，还要有对应的付款凭证、消费小票或是其他辅助凭证一起作为报销的依据，来判断电子发票形式发生的经济活动交易的依据和真实性，避免有篡改电子发票的现象，从而规范电子发票的使用。
财务人员可以通过EXcel表格，将所有电子发票的编码输入到一个表格中的某一列，然后利用对电子发票编码这列的数据进行有效性设置（有效性设置的条件是允许自定义，公式是“=COUNTIF（列：列，电子发票编码第一个单元格）=1”，然后在出错警告的对话框里的“样式”选择“警告”，在错误信息栏里输入“请不要输入重复发票”，最后在输入法模式中选择“关闭英文模式”，这样可以避免电子发票重复报销的现象。目前这是最经济最简单的方法，也可以通过软件的技术手段来解决，将电子发票集成在报销系统里，以此增加电子发票的鉴伪和校验。
还要求电子发票在实施过程通过用户名/密码方式、IC卡认证、生物特征认证、USBKey认证、动态口令等认证的方式对企业、供应商或客户的身份认证进行严格监管，避免出现身份被冒用、更改等现象，实现对电子发票数据的全程保护。也可以与专业通信运营商合作，达到防窃密、防冒用、防改动、可跟踪、可取证的安全标准。
同时相关电子发票立法还不够完善，容易给企业的部分财务工作带来无法可依的现象，也容易给部分企业利用相关的法律去寻求短期利益，而忽略长远利益和相關者利益。为此，相关的立法部门应尽快修订相关的法规、制度或政策，以便更有效地推行电子发票的应用。
五、结语
“互联网+”的新经济常态下电子发票的产生、推行给企业财务管理带来创新、发展的变化过程。因此企业内部财务控制需要不断地适应现代社会的发展，充分利用企业自身的特点做出调整和改进，进而提高企业的管理水平和社会竞争的能力。
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